2回目以降の名簿連携の作業概要と作業手順をご案内します。
作業の概要
「名簿連携」画面へのアクセス方法
STEP1：名簿のアップロード
STEP2：未接続の生徒の接続
STEP3：転入生のアカウントの設定
作業の概要
2回目以降の名簿連携では、クラスが自動で更新・削除・新規登録されます。また、名簿から転出・削除された生徒は、自動で転出・アーカイブ処理されます。
「名簿連携」画面へのアクセス方法
名簿連携は、Qubenaマネージャー［アカウント管理］の名簿連携専用ページで行います。
1. 「管理者」の先生アカウントでQubenaマネージャーにログインします。
QubenaマネージャーのURLをブラウザに入力して、ログイン画面にアクセスします。
「管理者」の先生のログインID・パスワードを入力して、[ログイン] をクリックします。GoogleメールアドレスやMicrosoftメールアドレスを登録している場合は、 [Googleでログイン]、[Microsoftでログイン] をクリックしてログインできます。
2. Qubenaマネージャー［アカウント管理］にアクセスします。
サイドメニューの「アカウント管理」をクリックします。
サイドメニューが表示されない場合は、画面左上の [≡] をクリックしてサイドメニューを表示できます。
※「アカウント管理」は、「管理者」の先生アカウントのみに表示されます。
3. 「名簿連携」画面へアクセスします。
ヘッダーメニューの [名簿連携] をクリックして、「名簿連携」画面へアクセスします。
※ [名簿連携] は、名簿連携機能をご利用中の方のみに表示されます。
STEP1：名簿のアップロード
校務支援システムからダウンロードした名簿情報ファイルを、Qubenaマネージャー［アカウント管理］にアップロードする方法をご案内します。
まだ名簿連携を行っておらず、初回の名簿連携を行う場合は、「初回の名簿連携」をご確認ください。
1. 「名簿の取り込み」画面を開きます。
「名簿連携」画面で、[名簿をアップロード] をクリックします。
※「名簿連携」画面には、名簿連携の設定が有効になっている学校のみ表示されます。
2. 名簿情報のZipファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして校務支援システムからダウンロードしたZipファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
名簿情報のZipファイルは、データが破損する恐れがあるので、校務支援システムからダウンロードしたZipファイルをそのままアップロードしてください。
※「ファイルの内容が正しくありません」と表示される場合は、[エラー詳細ファイルをダウンロード] をクリックしてエラー詳細をダウンロードしたのち、当該ファイルを添付して校務支援システムのサポートセンターにお問い合わせください。
3. Zipファイルの内容で一括処理をします。
名簿の取り込み内容を確認し、[一括処理を開始] をクリックします。
処理を実行すると、クラスは自動で更新・削除・新規登録されます。クラスの処理内容は、次の通りです。
- 更新されるクラス：「Qubenaのクラス」と接続済みのクラスのうち、名簿のクラス情報が更新されたクラス
- 削除されるクラス：「Qubenaのクラス」と接続済みのクラスのうち、名簿にクラス情報が存在しないクラス
- 新規登録されるクラス：「Qubenaのクラス」と未接続のクラスのうち、名簿にクラス情報が存在するクラス
※Zipファイルの情報量によっては取り込みに時間がかかることがあります。処理中は画面を操作せずに、そのままお待ちください。
※名簿にクラス情報が存在しない未接続の「Qubenaのクラス」は、クラス情報が変更されません（例：サンプルクラス）。
※名簿に生徒情報が存在しない未接続の「Qubenaの生徒アカウント」は、生徒情報が変更されません（例：サンプル生徒アカウント）。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 学校 | Qubenaに登録済みの学校名が表示されます。 |
| 更新する生徒 |
「Qubenaの生徒アカウント」と接続済みの生徒のうち、名簿の生徒情報が更新された生徒の数が表示されます。名簿に生徒情報が存在しており、Qubenaでアーカイブ待ち状態またはアーカイブ状態の生徒の数も含まれます。 |
| アーカイブする生徒 |
「Qubenaの生徒アカウント」と接続済みの生徒のうち、名簿に生徒情報が存在しない生徒の数が表示されます。 |
| 新しく照合される生徒 |
「Qubenaの生徒アカウント」と未接続の生徒のうち、メールアドレスや名前で照合できた生徒の数が表示されます。 |
| 照合できない生徒 |
Qubenaの生徒アカウント」と未接続の生徒のうち、メールアドレスや名前で照合できなかった生徒の数が表示されます。 |
| 転入する生徒 |
「Qubenaの生徒アカウント」と接続済みの生徒のうち、名簿の所属学校が更新された生徒の数が表示されます。 |
4. 名簿の取り込みを完了します。
「クラス・生徒の情報を更新しました」のメッセージが表示されれば、名簿の取り込みは完了です。
「未接続の生徒がいます」「アカウント設定が必要な転入生がいます」のメッセージが表示されるので、それぞれ設定を行います。
- 「未接続の生徒がいます」：「STEP2：未接続の生徒の接続」をご確認ください。
- 「アカウント設定が必要な転入生がいます」：「STEP3：転入生のアカウントの設定」をご確認ください。
STEP2：未接続の生徒の接続
未接続の生徒を接続する方法をご案内します。
1. 「未接続の生徒」画面を開きます。
「名簿連携」画面で、「未接続の生徒がいます」の [確認] をクリックします。
※学校は、キーワードで検索できます。また、[未接続のクラス/生徒や転入生がいる学校のみ表示] にチェックを入れて絞り込みできます。
2. 「未接続の生徒 - 編集」画面を開きます。
学年ごとに未接続の生徒数が表示されるので、[(未接続の生徒数) ＞] をクリックします。
3. 「名簿の登録情報」と「Qubenaの生徒アカウント」を照合します。
照合とは、「名簿の登録情報」と「Qubenaの生徒アカウント」を照らし合わせて確認する作業のことです。
照合状態の表示は、次の通りです。
- 照合済みの生徒：白い背景
- 未照合の生徒：グレーの背景
未照合の生徒のうち、「名簿の登録情報」に接続する「Qubenaの生徒アカウント」を選択してください。
「Qubenaの生徒アカウント」は、検索ボックスに生徒名を入力して検索できます。また、検索結果に候補となる生徒が表示されない場合は、[詳細検索] をクリックして生徒を検索できます。
※未照合の生徒は、[未照合の生徒のみ表示] にチェックを入れて絞り込みできます。
※「Qubenaの生徒アカウント」には、あらかじめ候補となる生徒が照合された状態となっています。候補となる生徒は、「名簿の生徒情報（メールアドレス、名前）」と「Qubenaの生徒情報（メールアドレス、名前）」で照合されています。
※名簿に生徒情報が存在しない「Qubenaの生徒アカウント」は、照合する必要はありません（例：サンプル生徒アカウント）。
「詳細検索」の検索方法
「詳細検索」画面では、「Qubenaの生徒アカウント」を学年、所属クラスで絞り込みできます。また、生徒名、ログインIDで検索できます。
「Qubenaの生徒アカウント」が見つかったら、[選択] をクリックしたのち、[保存] をクリックします。
照合済みの生徒の変更方法
照合済みの「Qubenaの生徒アカウント」を変更する場合は、[変更] をクリックしてください。
4. 「名簿の登録情報」と「Qubenaの生徒アカウント」を接続します。
照合が終わったら、[照合済みの生徒を接続] をクリックします。
5. 照合済みの生徒の接続を完了し、「Qubenaの生徒アカウント」を新規登録します。
「生徒の接続が完了しました」のメッセージが表示されれば、照合済みの生徒の接続は完了です。
「名簿の登録情報」に接続する「Qubenaの生徒アカウント」が残っていない状態になったら、[未接続の生徒をQubenaに新規登録] をクリックします。
6. 新規登録する「Qubenaの生徒アカウント」の設定方法を選択します。
「自動で設定」または「手動で入力」を選択し、[次へ] をクリックします。
- 「自動で設定」を選択した場合：連番のログインID、ランダムなパスワードが自動設定されます。手順7「一括処理の実行」に進んでください。
- 「手動で入力」を選択した場合：ログインIDとパスワードに任意の文字列を設定することができます。手順6a「Excelテンプレートのダウンロード」に進んでください。
6a. 生徒登録用のExcelテンプレートをダウンロードします。
[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
6b. 生徒登録用のExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 名簿生徒ID【編集不可】 | 名簿生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
| 生徒名【必須】 | （編集する場合は）生徒の姓名を入力してください。 |
| 生徒名（カナ）【必須】 |
（編集する場合は）名前の読み仮名を入力してください。 |
| ログインID【必須】 |
「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。
|
| パスワード【必須】 |
「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。セキュリティ強化のため、「自動で設定する」を推奨しています。
|
| Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス【推奨】 |
（編集する場合は）学校または教育委員会から生徒に割り当てられているGoogleアカウント/Microsoftアカウントのメールアドレスを入力してください。メールアドレスの紐づけを解除する場合は空欄にしてください。 |
6c. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「ファイルの内容が正しくありません」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
7. 一括処理を実行します。
内容を確認し、[一括処理を開始] をクリックします。
8. アカウント情報をダウンロードします。
「名簿と接続する新規生徒の登録が完了しました。」のメッセージが表示されれば、生徒アカウントの新規登録は完了です。
PDF形式とExcel形式の [ダウンロード] をクリックして、アカウント情報をダウンロードしてください。
PDF形式は、[今すぐ印刷] をクリックして印刷することもできます。
アカウント情報をダウンロードしたのち、[未接続の生徒一覧へ] をクリックして「未接続の生徒」画面に戻ります。
※セキュリティ上、生徒のパスワードをQubenaマネージャー［アカウント管理］上で確認することができません。アカウント情報は、必ずお手元にお控えくださいますようお願いします。
※アカウント情報をダウンロードしそびれた場合は、「名簿連携のよくあるご質問」Q3をご確認ください。
9. 生徒の接続を完了します。
他の学年に未接続の生徒が残っている場合は、手順2に戻り生徒の接続を継続します。
すべての学年の生徒を接続し終えたら、生徒の接続は完了です。
※接続する生徒を間違えた場合は、接続を解除できます。詳しくは、以下をご確認ください。
- 「接続の変更・解除」 > 「生徒の名簿接続の解除」
※名簿連携後は、Qubenaマネージャー［アカウント管理］上で生徒の所属クラス変更、アーカイブ、転出処理を行うことができません。詳しくは、「名簿連携のよくあるご質問」Q4をご確認ください。
STEP3：転入生のアカウントの設定
転入生のアカウントを設定する方法をご案内します。
アカウント設定では、「Qubenaの生徒アカウント」のログインID・パスワードを設定します。
1. 「ログインIDとパスワードの設定」画面を開きます。
「名簿連携」画面で、「アカウント設定が必要な転入生がいます」の [アカウント設定] をクリックします。
2. 転入処理をする「Qubenaの生徒アカウント」の設定方法を選択します。
「自動で設定」または「手動で入力」を選択し、[次へ] をクリックします。
- 「自動で設定」を選択した場合：連番のログインID、ランダムなパスワードが自動設定されます。手順3「一括処理の実行」に進んでください。
- 「手動で入力」を選択した場合：ログインIDとパスワードに任意の文字列を設定することができます。手順2a「Excelテンプレートのダウンロード」に進んでください。
2a. 生徒転入処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
2b. 生徒転入処理用のExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
| 生徒名【必須】 |
（編集する場合は）生徒の姓名を入力してください。 |
| 生徒名（カナ）【必須】 |
（編集する場合は）名前の読み仮名を入力してください。 |
| ログインID【必須】 |
「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。
|
|
パスワード【必須】 |
「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。セキュリティ強化のため、「自動で設定する」を推奨しています。
|
| Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス【推奨】 |
（編集する場合は）学校または教育委員会から生徒に割り当てられているGoogleアカウント/Microsoftアカウントのメールアドレスを入力してください。メールアドレスの紐づけを解除する場合は空欄にしてください。 |
2c. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「ファイルの内容が正しくありません」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
3. 一括処理を実行します。
内容を確認し、[一括処理を開始] をクリックします。
4. アカウント情報をダウンロードします。
「転入生のQubenaのアカウント設定が完了しました。」のメッセージが表示されれば、転入生のアカウント設定は完了です。
PDF形式とExcel形式の [ダウンロード] をクリックして、アカウント情報をダウンロードしてください。
PDF形式は、[今すぐ印刷] をクリックして印刷することもできます。
※セキュリティ上、生徒のパスワードをQubenaマネージャー［アカウント管理］上で確認することができません。アカウント情報は、必ずお手元にお控えくださいますようお願いします。
※アカウント情報をダウンロードしそびれた場合は、「名簿連携のよくあるご質問」Q3をご確認ください。
※名簿連携後は、Qubenaマネージャー［アカウント管理］上で生徒の所属クラス変更、アーカイブ、転出処理を行うことができません。詳しくは、「名簿連携のよくあるご質問」Q4をご確認ください。