中学校で行う年度更新の作業手順をご案内します。
「年度更新」画面のアクセス方法
「年度更新」画面の説明
【生徒】フェーズ1. 卒業生の転出/アーカイブ
【生徒】フェーズ2. 転校生の転出
【生徒】フェーズ3. 利用終了者のアーカイブ
【生徒】フェーズ4. 新年度クラスの設定
【生徒】フェーズ5. 在校生の進級処理
【生徒】フェーズ6. 新入生の転入/新規登録
【生徒】使わないクラスの削除
【先生】STEP1. 異動・退任する先生の削除
【先生】STEP2. 着任する先生の新規登録
年度更新画面のアクセス方法
「年度更新」画面へのアクセス方法をご案内します。
年度更新は、Qubenaマネージャー［アカウント管理］の年度更新専用ページで行います。
1. 「管理者」の先生アカウントでQubenaマネージャーにログインします。
QubenaマネージャーのURLをブラウザに入力して、ログイン画面にアクセスします。
「管理者」の先生アカウントのログインID・パスワードを入力して、[ログイン] をクリックします。
GoogleメールアドレスやMicrosoftメールアドレスを登録している場合は、 [Googleでログイン]、[Microsoftでログイン] をクリックしてログインできます。
2. Qubenaマネージャー［アカウント管理］にアクセスします。
サイドメニューの「アカウント管理」をクリックします。
サイドメニューが表示されない場合は、画面左上の [≡] をクリックしてサイドメニューを表示できます。
※「アカウント管理」は、「管理者」の先生アカウントでログインしているときにのみ表示されます。
3. 「年度更新」画面へアクセスします。
サイドメニューの 「年度更新」 をクリックします。
「年度更新」画面の説明
「年度更新」画面の見方をご案内します。
「年度更新」画面では、年度更新作業の進捗状況を確認できます。
完了したフェーズには「✓（チェックマーク）」が表示されます。関係学校の進捗状況を見て作業を進めてください。
| 項目 | 操作・説明 |
|---|---|
| ①児童・生徒の設定 |
児童・生徒の設定は、こちらのタブを選択してください。 |
|
②先生の設定 |
先生の設定は、こちらのタブを選択してください。 |
| ③学校の検索 | 表示する学校を学校名で検索できます。また、条件で絞り込んだり、並べ替えたりすることができます。 |
|
④閉じるボタン |
年度更新画面を閉じます。 |
| ⑤作業開始ボタン |
ボタンをクリックすると、年度更新の作業ページに進みます。
|
| ⑥卒業生の転出/アーカイブ・転校生の転出 |
転出処理が完了すると、転出先の学校に通知が飛び、転入処理が可能になります。 ※同じ自治体内の小学校から進学してきた新入生や、同じ自治体内の学校から転校してきた転入生がいる場合、以前の所属学校で転出処理が完了しているかを、ここで確認できます。 |
| ⑦新入生の転入/新規登録 |
転入生がいる場合、以前の所属学校で「転校生の転出」が完了していることを確認し、「新入生の転入/新規登録」を進めてください。 ※以前の所属学校でQubenaを使用していた場合、学習履歴を引き継ぐことができるためです。 |
【生徒】フェーズ1. 卒業生の転出/アーカイブ
卒業生（2024年度の中学3年生）の卒業処理を実施します。
登録済みの卒業生のアカウントをすべてアーカイブしてください。
※該当する生徒がいない場合は、作業の必要がないので、ページ最下部にある「このフェーズをスキップする」をクリックしてください。
1. 卒業生の転出/アーカイブ用のExcelテンプレートをダウンロードします。
[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
2. 卒業生をアーカイブするためのExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
アーカイブする卒業生は、H列「アーカイブ」の値を変更してください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
|
生徒名・生徒名（カナ）・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラス【編集不可】 |
登録済みの生徒の姓名・読み仮名・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラスが表示されます。 |
| アーカイブ | 値を「アーカイブ」に変更してください。 |
| 進学先の学校 | 何も入力しないでください。 |
3. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
4. Excelファイルの内容で一括処理をします。
一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。
5. このフェーズを完了にします。
「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、卒業生の転出/アーカイブは完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
※間違えてアーカイブした場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q4をご確認ください。
【生徒】フェーズ2. 転校生の転出
転校する生徒の転出処理を実施します。
※該当する生徒がいない場合は、作業の必要がないので、ページ最下部にある「このフェーズをスキップする」をクリックしてください。
1. 転校生の転出用のExcelテンプレートをダウンロードします。
作業をする学年を選択し、[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
2. 転校生を転出処理するためのExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
転出処理をする生徒は、H列「転出先の学校」の値を変更してください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
|
生徒名・生徒名（カナ）・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラス【編集不可】 |
登録済みの生徒の姓名・読み仮名・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラスが表示されます。 |
|
|
転出先の学校をドロップダウンリスト（プルダウンメニュー）から選択してください。転出処理をしない生徒は、空欄のままにしてください。 リストには、同じ自治体のQubenaを利用できる学校が表示されます。リストに表示されない学校には転出できません。 |
3. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
4. Excelファイルの内容で一括処理をします。
一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。
5. このフェーズを完了にします。
「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、転校生の転出処理は完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
※転出処理をしたアカウントは、転出先の学校で転入処理がされるまでは、現在の所属学校で「クラス所属なし」になります。
※転出処理を間違えた場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q3をご確認ください。
【生徒】フェーズ3. 利用終了者のアーカイブ
Qubenaを利用しない生徒のアーカイブを実施します。
※該当する生徒がいない場合は、作業の必要がないので、ページ最下部にある「このフェーズをスキップする」をクリックしてください。
1. 利用終了者のアーカイブ用のExcelテンプレートをダウンロードします。
作業をする学年を選択し、[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
2. 生徒をアーカイブするためのExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
アーカイブする生徒は、H列「アーカイブ」の値を変更してください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
|
生徒名・生徒名（カナ）・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラス【編集不可】 |
登録済みの生徒の姓名・読み仮名・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラスが表示されます。 |
|
アーカイブ |
値を「アーカイブ」に変更してください。 |
3. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
4. Excelファイルの内容で一括処理をします。
一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。
5. このフェーズを完了にします。
「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、生徒のアーカイブは完了です。
すべての作業が終わっていれば、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
※間違えてアーカイブした場合は、「年度更新のよくあるご質問（中学校）」Q4をご確認ください。
【生徒】フェーズ4. 新年度クラスの設定
新年度のクラス編成で増えるクラスを追加します。
※新年度に各学年のクラス数が変わらない場合は、作業の必要がないので、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
1. 新年度に増えるクラスを追加します。
学年を選択した後、クラス名を入力し、[追加] をクリックします。
2. このフェーズを完了します。
クラスを追加し終えたら、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
※新年度に使わないクラスは「【生徒】使わないクラスの削除」で削除します。
【生徒】フェーズ5. 在校生の進級処理
在校生（2025年度の中学2～3年生）の進級処理を実施します。
1. 在校生の進級処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
作業をする学年をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
すべての学年を一度に作業する場合は、「進級処理をまとめて行う場合」 から一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
※必ず上の学年から順番に作業をしてください。
2. 在校生を進級処理するためのExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
進級処理をする生徒は、H列「新年度の所属クラス」の値を変更してください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 |
|
生徒名・生徒名（カナ）・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラス【編集不可】 |
登録済みの生徒の姓名・読み仮名・Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス・所属クラスが表示されます。 |
|
新年度の所属クラス【必須】 |
生徒が所属するクラスをドロップダウンリスト（プルダウンメニュー）から選択してください。 クラスが表示されない場合は、「フェーズ4：新年度クラスの設定」でクラスを追加した後、テンプレートをダウンロードし直してください。 |
3. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
4. Excelファイルの内容で一括処理をします。
一括処理の内容を確認し、[一括処理を実行] をクリックします。
5. このフェーズを完了にします。
「進級処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、在校生の進級処理は完了です。
すべての作業が終わっていれば、チェックボックスにチェックを入れて、[次のフェーズへ] をクリックしてください。
【生徒】フェーズ6. 新入生の転入/新規登録
新入生（2025年度の中学1年生）や転入生の転入処理、Qubenaの利用を開始する生徒の新規登録を実施します。
1. 転入/新規登録用のExcelテンプレートをダウンロードします。
[ダウンロード] をクリックして一括処理用のExcelテンプレートをダウンロードします。
2. 新入生を転入/新規登録するためのExcelファイルを作成します。
ダウンロードしたExcelテンプレートを開き、「生徒情報」シートに必要事項を記入します。
生徒情報はB列「生徒ID」に紐づいて登録されています。Excelファイルを編集する際は、B列「生徒ID」と生徒情報との組み合わせが変わらないように作業してください。
※関数を使用する場合は、関数のままでは一括処理が正しく実行されないため、必ず値に変換して保存してください。
※Windows端末やMac端末をご利用の場合は、Excelが操作できる端末をお使いください。
※Chromebook端末をご利用の場合は、必ず「スプレッドシートとして保存」をしてからファイルを更新してください。ファイル更新後は、Microsoft Excel（.xlsx）形式でダウンロードしてください。
転入処理をする生徒は、C列「追加方法」に「転入」と表示された行に生徒の情報を追加してください。
新規登録する生徒は、C列「追加方法」に「新規登録」と表示された行に生徒の情報を追加してください。
| 項目 | 説明 | |
|---|---|---|
| 転入処理 | 新規登録 | |
| 更新日時【編集不可】 | 生徒情報が最後に更新された日時が表示されます。 | |
| 生徒ID【編集不可】 | 生徒IDが表示されます。この値に紐づいて生徒情報が登録されています。 | |
|
追加方法【編集不可】 |
転入処理が未完了の生徒には「転入」が表示されます。それ以外は「新規登録」が表示されます。 | |
| 生徒名【必須】 | 登録済みの生徒の姓名が表示されます。 | 生徒の姓名を入力してください。 |
|
生徒名（カナ）【必須】 |
登録済みの生徒の読み仮名が表示されます。 | 生徒の読み仮名を入力してください。 |
| 所属クラス【必須】 |
生徒が所属するクラスをドロップダウンリスト（プルダウンメニュー）から選択してください。 クラスが表示されない場合は、「【生徒】フェーズ4. 新年度クラスの設定」でクラスを追加した後、テンプレートをダウンロードし直してください。 |
|
| ログインID【必須】 | 「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。
|
|
| パスワード【必須】 |
「自動で設定する」または「任意の文字列に設定する」を選択できます。セキュリティ強化のため、「自動で設定する」を推奨しています。
|
|
| Googleメールアドレス/Microsoftメールアドレス【推奨】 |
学校または教育委員会から生徒に割り当てられているGoogleアカウント/Microsoftアカウントのメールアドレスを入力してください。 登録するとGoogleメールアドレス/MicrosoftメールアドレスでQubenaにログインできるようになります（※このような仕組みをシングルサインオン（SSO：Single Sign On）と言います）。 |
|
3. 作成したExcelファイルをアップロードします。
[ファイルを選択] をクリックして作成したExcelファイルを選択し、[アップロード] をクリックします。
※「Excelファイルを修正してください」と表示される場合は、エラー内容の「原因と対処法」を確認のうえ、Excelファイルを修正してください。
※「生徒IDの入れ替わりを検出しました」と表示される場合は、「生徒ID」と生徒情報の組み合わせが変わってしまった可能性があります。1. に戻り、Excelテンプレートをダウンロードから再度行ってください。
4. Excelファイルの内容で一括処理をします。
一括処理の内容を確認し、[一括処理を開始] をクリックします。
5. アカウント情報をダウンロードし、このフェーズを完了します。
「一括処理が完了しました！」のメッセージが表示されれば、新入生の転入/新規登録は完了です。
PDF形式とExcel形式の [ダウンロード] をクリックして、必ずアカウント情報をダウンロードしてください。
すべての作業が終わっていれば、 [年度更新を完了にする] にチェックを入れ、 [完了] をクリックしてください。
※セキュリティ上、一括処理の後に生徒のパスワードをQubenaマネージャー上で確認することができません。生徒のアカウント情報は、必ずお手元にお控えくださいますようお願いします。
※アカウント情報をダウンロードしそびれた場合は、「年度更新のよくある質問（中学校）」のQ8をご確認ください。
【生徒】使わないクラスの削除
新年度に使わないクラスのクラス削除を実施します。
※新年度に各学年のクラス数が変わらない場合は、この作業をする必要はありません。
1. クラス一括登録/編集/削除機能で使わないクラスを削除します。
下記をご確認のうえ、使わないクラスを削除します。
- 「クラスを一括で登録・編集・削除する」 > 「削除するクラス」
作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。
【先生】フェーズ1. 異動・退任する先生の削除
異動・退任する先生のアカウントの削除を実施します。
※異動や退任する先生がいない場合は、この作業をする必要はありません。
1. 先生一括登録/編集/削除機能のウィンドウを立ち上げます。
「先生の設定」画面で、[先生一括登録/編集/削除] をクリックします。
2. 先生一括登録/編集/削除機能で異動・退任する先生を削除します。
下記をご確認のうえ、異動・退任する先生を削除します。
- 「先生を一括で登録・編集・削除・パスワード変更する」 > 「削除する先生」
作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。
【先生】フェーズ2. 着任する先生の新規登録
着任する先生のアカウントの新規登録を実施します。
※着任する先生がいない場合は、この作業をする必要はありません。
1. 先生一括登録/編集/削除機能のウィンドウを立ち上げます。
「先生の設定」画面で、[先生一括登録/編集/削除] をクリックします。
2. 先生一括登録/編集/削除機能で着任する先生を新規登録します。
下記をご確認のうえ、着任する先生を新規登録します。
- 「先生を一括で登録・編集・削除・パスワード変更する」 > 「新規登録する先生」
作業が完了したら「年度更新」画面に戻ってください。
以上で年度更新作業は終了です。
ご対応いただいた皆様のご協力に感謝いたします。お疲れ様でした。