Qubenaを利用する中学校の管理者が行う年度更新作業の手順をご案内します。
※予期せぬエラーが発生する可能性がありますので、必ず手順に沿って作業を行うようにしてください。
本記事の内容は、PDF・動画で確認することもできます。
PDF・動画内の画像は、仕様の変更に伴い一部変更されることがありますので、あらかじめご了承ください。
作業の前に準備するもの
年度更新作業を行うにあたり、以下の情報をあらかじめご用意ください。
- 先生に関する情報
- 異動・退職する先生の一覧
- 着任する先生の名簿
- 名前（漢字、フリガナ）
- 生徒に関する情報
- 在校生のクラス替え情報
- 名前（漢字、フリガナ）
- 新年度に所属する学年、クラス
- 新入生の名簿
- 名前（漢字、フリガナ）
- 所属するクラス
- メールアドレス※SSO（シングル・サイン・オン）連携する場合
- 転出生・転入生の一覧
- 在校生のクラス替え情報
年度更新の流れ
各作業における所要時間の目安を考慮して、時間に余裕を持って作業を行うようにしてください。
お一人の先生で実施しようとせず、負荷軽減のため複数の先生方でご実施いただくことをお勧めしています。
作業実施目安として、「1. 先生の削除を行う」「2. 卒業生の卒業処理を行う」は2022年度内に実施しておくことをお勧めします。
これにより、年度明けに行う在校生のクラス変更や新入生の追加作業をスムーズに進めることができます。
※所要時間は手元で名簿を確認しながら一人ずつ入力する想定です。Excel等で名簿がまとまっていれば、より短時間で作業が可能です。
0. 年度更新メニューへアクセス
管理者アカウントでアカウント管理にアクセスし、年度更新メニューを開きます。
1. アカウント管理の [設定] > [年度更新] をクリックし、「中学校の年度更新」タブを選択します。
1. 異動・退職する先生の削除
異動・退職する先生のアカウントを削除します。
1. 「1. 異動・退職する先生の削除」の [先生一覧へ] をクリックします。
2. 一括削除機能または個別削除機能で、異動・退職する先生のアカウントを削除します。
先生削除の詳細については、以下をご確認ください。
- 先生を一括で削除する：「先生を一括で編集・削除・パスワード変更する」→「先生を削除する場合」
- 先生を個別に削除する：「先生を個別に削除する」
2. 卒業生の卒業処理
Qubenaの利用を停止する生徒のアカウントをアーカイブします。
アーカイブすると、生徒はそのアカウントでQubenaを利用することができなくなり、過去の学習履歴なども閲覧できなくなります。アーカイブした生徒は6か月後に完全に削除されます。
1. 「2. 卒業生の卒業処理」の [生徒一括編集/アーカイブへ] をクリックします。
2. 一括アーカイブ機能で、卒業生のアカウントをアーカイブします。
生徒一括アーカイブの詳細については、下記をご確認ください。
- 「生徒を一括で編集・アーカイブする」→「生徒をアーカイブする場合」
年度更新メニューから進んだ場合は手順2から開始します。
※アーカイブする生徒に誤りがあった場合には、アーカイブしてから6か月間は生徒を復元することができます。詳しくは、「生徒を個別にアーカイブ復元する」をご確認ください。
3. 在校生の進級処理
新年度クラスの不足分を追加した後、在校生のクラス替え、新年度クラスの余剰分の削除を実施します。
※新年度のクラス編成が前年度から変わらない場合は、「3-2. 在校生のクラス替え」のみ実施してください。
3-1. 新年度クラスの不足分を追加
進級にあたって、新年度のクラス編成で前年度より増えるクラスを新規登録します（下記の例では1年5組と3年5組のクラスを追加）。
※新年度のクラス編成が前年度から変わらない場合はこの作業をスキップします。
1. 「3. 在校生の進級処理 > 3-1. 新年度クラスの不足分を追加」の [クラス一覧へ] をクリックします。
2. 一括登録機能または個別登録機能で、新年度のクラス編成で増えるクラスを新規登録します。
クラス登録の詳細については、以下をご確認ください。
- クラスを一括で登録する：「クラスを一括で登録する」
- クラスを個別に登録する：「クラスを登録する」
3-2. 在校生のクラス替え
在校生の所属クラスを新年度のクラスに変更します。
※クラスや学年で手分けして作業する場合は、必ず上の学年から順番に作業してください。
1. 「3. 在校生の進級処理 > 3-2. 在校生のクラス替え」の [生徒一括編集/アーカイブへ] をクリックします。
2. 一括編集機能で、在校生の所属クラスを変更します。
生徒一括編集の詳細については、下記をご確認ください。
- 「生徒を一括で編集・アーカイブする」→「生徒を編集する場合」
年度更新メニューから進んだ場合は手順2から開始します。
3-3. 新年度クラスの余剰分を削除
新年度に必要ないクラスを削除します（下記の例では点線で囲われているクラス）。
※新年度のクラス編成が前年度から変わらない場合はこの作業をスキップします。
1. 「3. 在校生の進級処理 > 3-3. 新年度クラスの余剰分を削除」の [クラス一覧へ] をクリックします。
2. 一括削除機能または個別削除機能で、新年度のクラス編成で必要ないクラスを削除します。
クラス削除の詳細については、以下をご確認ください。
- クラスを一括で削除する：「クラスを一括で編集・削除する」→「クラスを削除する場合」
- クラスを個別に削除する：「クラスを削除する」
4. 新入生の追加
所属していた小学校におけるQubenaの利用状況に応じて、新入生のアカウントを追加します。
- 4-1. 同じ自治体（または学校法人）のQubenaを利用していた小学校から進学した生徒の転入処理
- 4-2. 他の自治体（または学校法人）やQubenaを利用していない小学校から進学した生徒の新規登録
4-1. 同じ自治体（または学校法人）のQubenaを利用していた小学校から進学した生徒の転入処理
以下の生徒は、転入処理をすることで小学校での学習履歴を引き継いでQubenaを利用することができます。
- 同じ自治体のQubenaを利用していた小学校から進学した生徒
- 同じ学校法人のQubenaを利用していた小学校から進学した生徒
※転入処理をするには、生徒が所属していた小学校で転出処理をする必要があります。転入処理できる生徒は「転入処理が未完了の生徒」に表示されますので、表示がない場合は生徒が所属していた小学校に転出処理を実施するようお伝えください。
1. 「4. 新入生の追加処理」の [転入処理が未完了の生徒一覧へ] をクリックします。
2. 一括転入処理機能で、対象の新入生のアカウントを転入処理します。
生徒一括登録の詳細については、下記をご確認ください。
4-2. 他の自治体（または学校法人）やQubenaを利用していない小学校から進学した生徒の新規登録
以下の生徒は、生徒情報や学習履歴が引き継がれないため、アカウントを新規登録します。
- 他の自治体の小学校から進学した生徒
- 他の学校法人の小学校から進学した生徒
- 公立から私立に進学した生徒
- 私立から公立に進学した生徒
- Qubenaを利用していない小学校から進学した生徒
1. 「4. 新入生の追加処理」の [生徒一括登録へ] をクリックします。
2. 一括登録機能で、Qubenaの利用を開始する生徒のアカウントを新規登録します。
生徒一括登録の詳細については、下記をご確認ください。
年度更新メニューから進んだ場合は手順2から開始します。
※登録内容に誤りがあった場合には、生徒情報を修正することができます。詳しくは、「生徒を一括で編集・アーカイブする」→「生徒を編集する場合」をご確認ください。
5. 着任する先生の追加
着任する先生のアカウントを新規登録します。
1. 「5. 着任する先生の追加」の [先生一覧へ] をクリックします。
2. 一括登録機能または個別登録機能で、着任する先生のアカウントを新規登録します。
先生登録の詳細については、以下をご確認ください。
- 先生を一括で登録する：「先生を一括で登録する」
- 先生を個別に登録する：「先生を個別に登録する」
以上で年度更新作業は終了です。
ご対応いただいた皆様のご協力に感謝いたします。お疲れ様でした。